忙しいからこそ、会議は意味のあるものにしたいですよね。
職員会議や学年会議、分掌会議に加えて教科会議と、学校現場は会議だらけです。
これら定例の会議に限らず、特別な事案が発生した場合には、昼休みや放課後など勤務時間外の会議も日常です。
また、学校現場は個業と呼ばれ、それぞれが自分の担当する業務を独立して行っていることも多く、特定の会議が他人事になっている場合も見受けられます。
「同じ行うなら生産性の高い会議にしたい。」
そこで今回の記事では、
「よりよい教育活動が創造される」
「会議の内容が生徒に還元される」
このような、意味のある会議を行うためのヒントを紹介していきます。
私自身の実体験を踏まえた話ですので、すぐにでも取り入れられます。
ぜひ最後までご覧ください。
高校の数学教員として10年以上教職に携わる。
キャリア教育や総合的な探究時間など、新規の教育活動を立ち上げるためのチームへの所属。
コーディネーターと連携しながら、質の高い会議を実践中。
目次
学校現場は会議が大好き？だけど会議の質を上げる学びは少ない
学校に限らず、多くの企業でも会議の質を高めることが重要視されています。
そのため、会議の進め方を紹介する書籍もたくさん出版されています。
民間企業では、生産性の低下が利益に直結するため、問題意識を持つ社員も多いでしょう。
一方で、学校は時間の価値に対する感覚に疎い傾向があります。
それは、公務員という働き方はもちろん、「時間をかけるだけよい教育ができる」という感覚が根付いていることも理由です。
など、みなさんも心当たりがあるのではないでしょうか？
これらの会議は、内容としてはどれも重要なものばかりです。
しかし、その会議の質を高めるための学びをしている学校や教員は多くないでしょう。
何のための会議か分からないような生産性の低い会議は、その他の業務を滞らせ疲労感も溜まるばかりです。
有限である時間の大切さに気づき、そのなかで生徒の成長につながる教育活動を企画する。
そのためのアイデアについて、ここから紹介をしていきます。
会議の生産性を上げるためのアイデア８選
これまでの教職経験の中で実施してきた、会議の質を高めるためのアイデアを紹介していきます。
会議に参加する個人的な取り組みや考え方ではなく、会議のシステム自体に着目して紹介していきます。
具体例も含めながら、学校での会議に特化して紹介しますので、ぜひ参考にしてみてください。
何のための会議かを確認する
まずは、「そもそも会議をなぜ開くのか」という視点です。
当たり前に参加して、考えたこともなかったです…。
- 毎月当たり前にある職員会議
- 時間割に組み込まれているので、毎週実施される学年会議、教科会議、分掌会議
- 臨時に行われる生徒指導案件、教育相談会議
必要だから行っているわけですが、その会議の目的を明確にした状態でスタートをしているでしょうか？
学校の会議の目的は次の３つがあると考えています。
- 情報共有のための会議
- アイデア出しのための会議
- 議題の決定のための会議
情報共有のための会議
- 学年会議で各クラスの生徒の様子の共有する
- 教育相談における状況報告
- 職員会議における校長からの指示・伝達
これらは、情報を共有するための会議です。
学校現場において、チームで教育活動を行うことは大切な視点です。
同じ方向性を向いて教育活動にあたる。
それぞれの先生が得意を活かして生徒と関わりを持っていく。
そのために、情報共有は欠かせません。
アイデア出しのための会議
- 探究活動のカリキュラムをどうつくるか
- 生徒主体の教育活動をどのように実施していくか
- スクールポリシーをどのように設定していくか
など、このような議題はアイデア出しのための会議にあたります。
アイディア出しでは、ブレインストーミングやKJ法などを活用していきます。
相手の発言を否定せず、どんどんアイデアを出していくことがスタートです。
議題の決定のための会議
- 補習の実施形態を決める
- 分掌会議や学年会議で、係の先生が今後の教育活動の方向性を提示する。
- 指導・支援の原案を決める
など、物事を決定するための会議です。
ここでは最終的な結果が求められます。
「いろいろ意見が出ました。ではまた次の会議で。」
とはいきません。
結論を導くことが目標の会議です。
目的を混在させると生産性が落ちる
今まで会議の種類をそのような視点で分けたことありませんでした！
開こうとしている会議が「情報共有」「アイデア出し」「議題の決定」のいずれにあたるかを必ず会議の最初に確認をしましょう。
この確認を怠ると
など、他の参加者が非生産的に感じる会議となってしまいます。
会議の目的を参加者全員が確認しておくことで、自分がどう貢献すべきなのが明確になります。
また小さな会議では、一度の会議で目的を一つに絞ると疲労感が少なく、目的を達成したことによる満足感も得られます。
定例の職員会議などでは、複数の目的が混ざっているでしょう。
そのような場合は、それぞれの議題が報告事項なのか、協議事項なのかをしっかりと認識しておくことで会議の方向性が定まります。
会議のゴールを押さえておくことが大切なのですね！
前提を共有する
２つめは、参加者のスタートラインを揃えることです。
会議を始めるにあたり、参加者のスタートラインがずれていると円滑な会議となりません。
「まだそこの話をしているの？」
「知らない間に話が進んでた。」
なんてことが起こるからです。
ですから、
- 前回の会議までに決まったこと
- 今日は何のために会議を開くのか
- 会議の約束事
などの前提を共有しておくことが大切です。
また、参加者のマインドを揃えておくことも重要です。
たとえば、キャリア教育の推進を考える会議を開くとします。
現在の活動をブラッシュアップしたり、新規の活動を考えたりしたい会議です。
その際、キャリア教育を学校で推進していくというマインドが揃っていないと、「そもそも大学受験にいらないよね」なんて展開になってしまうのです。
異なる立場の意見は必要ですが、根本を覆すような批判的な意見は、生産性の低い会議の原因となります。
ですから、改めて前提を揃えておく視点が大切なのです。
人数を絞る
３つ目は、個別会議は参加人数を絞ることです。
職員会議や学年会議は、基本全員参加でしょう。
しかし、会議中に全員が発言をしているでしょうか？
おそらく発言をしないで終わることがほとんどです。
それは、報告事項や確認事項が多いからです。
一方でアイデア出しをしたり事案を決定したりする、参加者の考えがほしい会議の場合は発言が求められます。
そのような会議で、議論が活発化しないのは、自分に関係ない事案であると思っている人がいるからです。
たとえば、分掌会議でそれぞれの係の議題について話し合う場面があります。
しかし、係でない人が積極的に意見をすることは珍しいでしょう。
なぜなら、その事案について自分で仕事を進めていないからです。
つまり、その会議は分掌会議ではなく係の会議でよいのです。
有名なサボタージュ・マニュアルにも以下のように書かれています。
可能なところでは、「さらなる調査と検討」のためにすべての事柄を委員会に委ねろ。
委員会ではできるだけ大人数とせよ（けっして５人以下にしてはならない）。
引用：サボタージュ・マニュアル
これは無駄に会議を開き、そして人数が多ければ多いほどその会議の生産性が落ちるということです。
業務内容や経緯を知りもしないのに無意味に発言をすれば、効果的どころか生産性を下げ、担当者を嫌な気持ちにしてしまうだけのこともあるのです。
ですから、プロジェクトを進めるにあたっては、「誰が参加するのか」を考えることが重要になってきます。
書籍「会議の教科書」では、会議参加者を以下のようにまとめています。
会議参加者の３分類
引用：世界で一番やさしい会議の教科書 実践編
１は、主担当となる先生方です。
２は、俯瞰した立場から意見をもらったり、会議の内容を把握してもらいたかったりする先生です。
こちらは、会議に参加しなくても事後報告をすればOKです。
３は、会議を掻き乱す人や全く業務に関係ない人です。
その人も自分の仕事がありますから、わざわざ参加しないほうがお互いのためでしょう。
定例の会議でも議題に合わせて集まる人が変われば、業務改善に繋がりそうですね。
決して除け者にするのではなく、担当者が責任を持って取り組む。
その決定事項を尊重する姿勢や報告・共有を怠らないことが大切です。
デジタル化する
４つ目は、資料や議事をデジタル化することです。
配付資料をデジタル化する
一昔前に比べて、資料のデジタル化は多くの学校で進んでいるのではないでしょうか？
かつては資料を列になって一枚一枚とり、職員会議が始まるのは定刻の10分過ぎなんてことはざらにありました。
資料は、サーバーやクラウドに議題の階層ごとに格納しておきましょう。
労力が減ることはもちろん、予め資料に目を通せることが一番のメリットです。
デジタル資料にすることで、自分のペースで議題に目を通すことができ、担当者からの読み上げの時間がなくなります。
資料は読みあわせよりも黙読の方が早いですし、主体的なので頭にも残ります。
ただ、事前に資料に目を通さない方もいます。
そのようなことが懸念される場合には、読み上げではなく各自で目を通す時間を少し取ります。
そのほうが、時間短縮にも個々の理解にもつながります。
「デジタル資料はメモが取れない」なんて声が上がったことがあります。
基本は必要な人が自身で印刷するのがよいでしょう。
または、レジュメだけ紙で配付する方法もあります。
デジタル化を推進するにあたって、「メモを取りたい」は必ず出てきます。
そのようなときは、各自に印刷をお願いすることでうまくいきました。
デジタル化に抵抗がある先生の方が数は少ないので、申し訳ないですが各自で印刷をお願いしています。
ただ、慣れる前にそのような方法に出ると反発を生みます。
メモが取れるようなレジュメを準備することで、デジタルが苦手な先生にも配慮するとよいでしょう。
しばらくデジタルで行っていると、それが当たり前になり印刷をしている様子は見られなくなります。
議事録もデジタル化する
もう一つの視点は、議題を共有ドキュメントでまとめることです。
資料をデジタル化しても議事録は手書き。
そのような学校もまだ存在するようです。
欠席者にも会議の内容がわかるように議事録を残すことは大切です。
しかし、手書きではスピードが追いつかないし、そもそも読みにくい。
そして、結局資料以上のことが書かれていない場合がほとんどです。
そこで議事録はGoogleドキュメントなどに書き込むことをおすすめします。
アイデアをすぐに議事録として残せるほか、担当者が資料のリンクを貼っておけば資料を開き直す手間も在りません。
デジタル化の注意点
デジタル化の注意点は、「内職」です。
一方で、デジタル化は注意しなければならないこともあります。
職員会議中に内職をしている人を見かけたことはないでしょうか？
職員会議は報告ばかりの会議であることが多く、自分で資料を理解すれば終わりであることが多いからです。
また、そもそも職員会議は議論する場ではありません。
学校教育法の改正により職員会議の定義が明確にされました。
第四十八条
小学校には、設置者の定めるところにより、校長の職務の円滑な執行に資するため、職員会議を置くことができる。
２職員会議は、校長が主宰する。
学校教育法施行規則（令和4年10月1日 施行）
つまり、職員会議は校長の学校経営方針を伝える場であって、求められない限り議論をする場ではないのです。
報告される事案は、係の先生方がしっかり考えて提案しているものです。
資料を読めば十分なものを順に読み上げていては、内職が起こることも無理はありません。
それでは、資料を読むだけでなく意見を出し合う会議の中で内職を防ぐにはどうすればよいのでしょうか？
分掌・係ごとの小さな会議では、大型モニターを用意しましょう。
ポイントは、自分の端末で議事録を見ないこと。
手元で資料を見ているふりをして、内職をする可能性が生まれるからです。
大型モニターに議事録を映すことで、全員が同じものを見ながら意見の出し合いができます。
腰を据えてアイデア出しをしたい会議では、FigJamなどの付箋ツールを映すとよいでしょう。
アナログのほうが見やすい場合には、必要資料はデジタルで配付し、議事録をグラフィックレコードにするのもありです。
グラフィックレコードとは、イラストや図形などを用いて議論を可視化していく作業のことです。イメージ図はこちら（Google画像検索）
もう一つの内職防止策は、そもそも「会議参加者の３分類」における２番と３番の人を呼ばないことです。
あらためて会議参加者の３分類を紹介します。
会議参加者の３分類
引用：世界で一番やさしい会議の教科書 実践編
１番の人は当事者意識があるので、内職はしません。
ですから、そのような意味でも会議の人数を絞ることが大切です。
注意事項に気をつけながらデジタル化することで、より生産性の高い会議になりそうです！
議題にあがる業務を「分掌単独で進められる」か「学校全体の調整が必要」かを明らかにする
５つ目は、業務の範囲を確認することです。
分掌会議をしているときに、他の分掌の仕事に不満を言っている人を見かけませんか？
「これは教務部が日程を早く出してくれないと動けない」
などです。
学校運営に関わる業務を進めるにあたっては、分掌が単独で取り組んで完結するものと、他分掌と連携して取り組まなければならないものがあります。
ここをはっきりさせておかないと、上記のような不満があふれる会議となります。
それでは生産性は上がりませんし、他の参加者の気分もよくはありません。
分掌内で解決できることは、議題として時間をかけることで、よりよいものにしていく。
自分たちの影響の輪の外の業務は、他分掌に確認することを早めに決めて、次の話題を進める。
この区別をするだけで、疲労感の溜まる会議を防ぐことができます。
時間配分を決める
６つ目は、議題ごとの時間配分をあらかじめ決めておくことです。
職員会議や分掌会議で、議題を上から順に進めていくと、最後までたどり着かずにチャイムがなってしまったり、急ぎ足で十分な検討ができなかったりすることがあります。
このような場合、最後の議題の担当になっている先生のモチベーションは下がってしまいます。
担当者として準備を進めているのに、いい加減に扱われてしまうからです。
時間切れの原因は
- 資料の読み上げに時間をかける（「１：何のための会議か」が設定されていない）
- 余計な話で時間が消費される（５：分掌単独か学校全体の話題か）
などが原因です。
ただ、本当に必要な議論をしていて時間が足りなくなってしまうこともあるでしょう。
そのために、レジュメに大体の時間配分を書いておくことが有効です。
時間配分を決めておくことで、密度の濃い会議にしていくことが可能です。
本当に大切な議題が時間内に終わらない場合は、どうするのですか？
次回の会議で、どこを重点的に話し合うかを決めておき、時間配分のウェイトを変えます。
１時間の会議で議題が解消されないことは、よくあることです。
しかし、すべての議題が大切な話題ですから、優先すべきは全議題に触れることです。
そして、協議がさらに必要な話題については、会議の最後に次回の会議の重点事項として参加者で共有しておきます。
参加者全員で重点事項を共有することで、時間配分が均等でなくても納得がいきますし、次回までの準備も意識的に進められます。
時間を見える化しておくだけで、テンポよく会議が進み、余計な疲労感がなくなりそうです！
次回までに取り組むこと・役割分担を決めておく
７つ目は、会議の最後に「次回までに取り組むこと」「役割分担」を決めておくことです。
会議を通して教育活動の実施が決まります。
その際、「誰が」「いつまでに」「何を行うのか」を決めなければなりません。
会議で話題が出ているときには、
「〇〇が必要だよね」
という話はでても、その場で担当者と期日を決めることは意外と少ないです。
会議には参加していても、実際に自分の仕事という認識がないことも多いのです。
そのため、会議終了時には改めて「今回の会議で決まったこと」「次回までにやるべきこと」を確認しておくことが大切です。
「４：デジタル化する」も合わせることで、タスクの進捗状況が全員に見えるため、他の先生によるサポートもしやすくなります。
確かに、授業ではまとめをするのに会議ではやらないですね…。
実践してみます！
ファシリテーター（コーディネーター）を入れる
８つ目は、ファシリテーターに会議への参加をしてもらうことです。
職員会議においては、守秘義務などの観点から基本的に外部の人を入れることはありません。
しかし、総合的な探究の時間やキャリア教育など、地域のコーディネーターと連携することで創造的な会議が実現することがあります。
特にコーディネーターとして活躍している方は、ファシリテーション技術を学んでいることが多く、プロジェクトを進めるような会議では議論が活発になります。
以上のように、新規の教育活動を行う場合には、外部人材の活用が大変役立ちます。
でもコーディネーターの方とのつながりがありません。
コミュニティ・スクールに指定されている学校では、コーディネーターが参画していることも多いです。
そのような場合には、ぜひ積極的に参加してもらいましょう。
一方で、ファシリテーションスキルをもつコーディネーターと関係性を築けていない学校も多いでしょう。
そのような場合には、地域に密着しているNPO法人などを探してみるのも一つです。
まずは、個人単位でコーディネーターと関係性を築き、外部人材を活用した授業などを取り入れます。
関係性が出来上がってくると、会議などにも参加してくださる方もいます。
私自身も外部の方との連携により、プロジェクトがどんどん進んだ経験があります。
ファシリテーターの方が入ってくれると、会議がまとまりそうです！
でもどうしても見つからなかったり、管理職の許可がでなかったりした場合はどうしましょう…。
学校現場は、自分たちですべて行おうとする風土が現在も残っています。
外部の人材を取り入れることに抵抗がある管理職や主事・主任も少なくありません。
そのようなときは、自分自身がファシリテーション技術を学ぶことをおすすめします。
教員が会議ファシリテーションを学ぶことで、プロジェクト関係の会議に限らず、職員会議をはじめ分掌・学年会議も円滑に進めることができます。
基本的に会議の進行は、学年主任や分掌の主事が行うことが多いでしょう。
しかし、司会を輪番で回したり、係単位での会議を開いたりするときなど、誰しもがファシリテーターの立場になれる場面があります。
ですから、ファシテーション技術を学び実践する機会はたくさんあるのです。
また、ファシリーテーション技術は、進行役でなくとも参加者の一人としても役立ちます。
- 議事をまとめる
- 議題の前提を確認する
- 会議のゴールを確認する
- 会議の現在地を確認する
- 議題の脱線をもどす
- 意見が出やすい雰囲気を作る
など参加者でも発言の中で取り入れられることはたくさんあります。
自分が学ぶことで、会議の生産性を高められそうです！
その上、ファシリテーション技術は、会議だけでなく授業にも役立ちますよ！
さらに、ファシリテーターとしてのスキルは、授業でも必要なスキルです。
これからの教員は、ティーチャーとして講義型の授業を行うだけでなく、生徒の主体的な学びを促進するファシリテーターとしての技術が必須です。
コーディネーターを活用したり、自身でファシリテーションを学ぶことで、生産性の高い会議を実現させましょう。
▼教師のファシリテーターとしての役割については、こちらの記事でも紹介しています。
専門のファシリテーターに協力を仰ぐだけでなく、自身でも技術を学んで生産性の高い会議に変えていきます！
まとめ：生産性の高い会議でよりよい教育活動を進めよう
今回の記事では、「生産性があがる質の高い会議」を行うための８つのアイデアを紹介しました。
学校は、職員会議をはじめ、学年・分掌・係・特定のプロジェクトの会議など多くの会議があります。
一方で、そのやり方を学んでいる先生は少ないのが現実です。
生産性が低い会議は、多忙な教職にとっては疲労感が溜まる時間です。
そこで、生産性を高める会議にするためのポイントを以下の８つ紹介しました。
上記すべてを実行できなくても、なにか一つを取り入れてみるだけで会議の効率が大きく変わります。
まだ実践されていないことがあれば、ぜひ試しやすいものから取り入れてみてください。
今回の記事が、先生方の業務改善やよりよい教育活動のきっかけとなれば嬉しいです。
▼今回の記事に興味を持ってくださった方は、こちらに記事もどうぞ！
会議が多くて、その上あまり意味を感じられないことがあります…。