業務タスクを整理する時間は取っていますか？
教職にはさまざまな業務があり、その多忙さが問題として取り上げられています。
業務改善には
があります。
すべて大事な要素ですが、今すぐにでも変えられるのは個人の工夫です。
今回は、今すぐ始められるる業務改善として、タスク管理の方法について紹介をします。
タスクを整理する時間を設けることで
などが実現できます。
価値ある業務に時間をかければ、教職がより楽しくなり充実したものとなるでしょう。
「日々の業務が忙しい」「もっと生徒のためになる教育活動をしたい！」という方は、ぜひ最後まで読んでみてください。
高校の数学教員として10年以上教職に携わる。
内容を教えるのではなく、学び方を教えるをモットーに授業を展開。
初任校は規模の小さい高校に配属され、担任・運動部主顧問・分掌の長・その他２つの分掌を持つ。
その経験の中で、デジタル化やタスク管理など通して業務の効率化を図る。
目次
教職に必須なタスク管理能力
教員は忙しい？
教員って多忙ですよね…。
多忙は教員に限った話ではないですが、公私の区別がつきにくいところも多忙感につながっているかもしれませんね。
業務量の多さはもちろん、教員の多忙感の一つとして業務時間とプライベートの境が曖昧なことが挙げられます。
「常にクラスで何をしようか考えてしまう」
「旅行先でつい授業のネタになりそうなものを見つけてしまう」
など楽しめるものもあれば、
「採点など持ち帰りで仕事をしなければいけない」
「緊急事態で特別に対応しなければならない」
などもあります。
近年その多忙さにより、教職の成り手の減少や休職者も増加傾向にあります。
出典：文部科学省（2022）．令和4年度 公立学校教職員の人事行政状況調査について(概要)
このような現状の中で、
「いかに効率よく業務を行うか。」
「業務と私生活のメリハリをつけるか。」
はとても大切なことです。
業務を効率よく行うにはタスク管理が必須
業務を見直したり、必要な業務を効率よく行なったりするスキルは、より一層重要になっています。
勤務時間内に効率よく業務を行うことで、心身の負担に影響のないようにしたいですよね。
そのために、仕事をマネジメントするためのタスク管理が必須です。
常に仕事に追われていては、生産性も上がらず質の高い仕事はできません。
タスク管理を行うことで、業務効率と質の向上を図りましょう。
ここからは、私自身が日頃から行なっているタスク管理について紹介していきます！
タスク管理は日・週・月で考える
毎日新しい仕事が増え続ける教職の世界。
しかし、時期ごと定型業務もあり、工夫すれば計画的に進めることもできます。
私が意識しているタスク管理法は、月・週・日でタスクを管理しておくことです！
教員の仕事には年間計画があるため、先を見通せるものも多いです。
こちらをしっかりコントロールすることで、緊急の業務や日々の業務が楽になっています。
タスクを日・週・月で分けるのにおすすめな媒体は、紙の手帳です。
私自身は学校で1、2番のICT活用＆デジタル大好き教員ですが、ここは意外と紙媒体です。
以上の理由から紙の手帳を採用しています。
特におすすめは、週間ページが「セパレート式」になっているものです。
高橋書店 No.965 デスクダイアリー カジュアル 5
セパレートタイプは、教員の仕事とも相性がよいです！
一般的なビジネスパーソンと異なり、細かい時間スケジュールを教員は要しません。
9:00〜9:50 １組数学I
このような内容を手帳に書く必要はないですよね。
教員用の手帳はそこを大事にしているのですが、小中学校と比べて授業以外の業務が多い高校では普通の手帳が以外と使いやすいです。
タスク管理では、手帳のメインである週間ページを活用していきます。
マンスリー部分は、年間行事予定表があるのでこだわりません。
週間ページを活用して、どのように日・週・月のタスクを整理していけばよいのでしょうか？
日のタスクを整理する
具体的に活用の仕方を紹介していきます！
まずは、日のタスクの整理です。
こちらが１番のメイン作業になります。
週間ページの使い方
- 仕事終わりに次の日のタスクを整理する
- SHRの連絡事項を記入する（生徒のタスク）
私は以下のように、週間ページを整理しています。
- 左側にその日新たに出た朝のSHRで生徒に伝える内容
- 右側に自身の業務タスク
を書いています。
セパレートタイプは１日のメモが広いので、タスク以外はアレンジもありです。
二つに分けると使い方が広がりそうですね。
タスクを整理する時間
そして、タスク整理のポイントは、タスクを書き込む時間を決めること。
そのために、業務改善と合わせて仕事終わりの時間を決めることが大切です。
- ◯時に帰る
- ◯時には部活に行く
など、「仕事キリがついたから帰る」ではなく、「帰るまでに一つの仕事に切りをつける」の考え方が重要です。
そうすると、帰る時間までにもう一つの仕事はできないけど、何分か余る時間が生まれます。
この時間を利用して、手帳に翌日のタスクを整理しておくのです。
そうすることで
などのメリットがあります。
朝一は１番仕事が捗るときです。
出勤をして朝一番に「今日は何の仕事を進めるかな？」など考えているのは時間がもったいないのです。
家に仕事を持ち帰らなければ、自分の自由な時間や家事・育児に集中することもできますね！
週のタスクを整理する
次は少し長いスパンでタスクを見通しておきます。
来週・再来週くらいまでにやらなければいけないことを週のタスクとして書いておきます。
セパレートタイプの手帳では、ちょうどいいスペースがあります。
日のタスクが終わって余裕がある日には、週のタスクを少しずつ進めておく。
そうすることで、未来の「日のタスク」がとても楽になり余裕を持って仕事を進められれます。
そして、前述した日のタスクは、
「明日何するかな？」と考えるのではなく
「週タスクのこれを片付けるか！」にします。
そうすることで、帰宅前の２，３分で翌日のタスクが整理できるのです。
ポイントは、今週終わらなくても大丈夫なものを書いておくこと。
今週終わらなければ、次の週タスクに入れればいいくらいのつもりで書きましょう。
仮想締切の考え方ですね！
▼仮想締切の考え方はこちらの記事を参考にどうぞ。
月のタスクを整理する
最後に月タスクについてです。
これはマンスリータイプを使用するわけではありません。
なぜなら、学校には年間行事予定表があるからです。
ここでいう月タスクは、未来の「日タスク」や「週タスク」を書くことです。
例とえば、以下のような少し先の仕事だけど締切が分かっている仕事などがありますよね。
このような業務は、締切が分かったり近づいたりした段階で、未来の週タスクとして先のページに書いておくのです。
ここでも仮想締切の考え方を使って、２週間くらい手前に書いておくのがポイントです。
日が近づくと、自動で日タスクや週タスクが書かれている状態になるわけですね！
以上のような工夫をすることで、タスク整理の時間と労力が大き減ります。
業務改善のために業務が増えていては本末転倒です。
少ない時間でタスクを整理していきましょう。
タスク管理を行うと仕事の本質が見えてくる
これまでのタスク管理法を使うと計画的に業務が進められそうです！
業務が効率的になるのはもちろん、タスク管理は業務の見直しにも役だちますよ！
タスクを日・週・月で整理をしていくメリットとして、業務の精選があります。
タスク管理を行なっていくと、限られた時間内にいかに業務をこなしていくかを考えるようになります。
すると、
など、仕事の質を考えていくようになります。
目の前の仕事に時間を使いすぎて、ようやく終わったと思ったら次の仕事に全力を注ぐ。
これでは、時間内に業務は終わりません。
100点を目指さず80点で仕事を終わらせる。
以外と100点と８０点の差は見抜かれません。
そして、そもそも１００点だと思っているのは自分だけで、実は本質的に必要な仕事ではないかもしれません。
タスク管理の時間を設けて業務の本質と向き合うことで、生産性が上がるだけでなく、仕事の成果も上がるようになってきます。
- 目の前の業務が生徒の成長につながるのか。
- より良い教育活動になっているのか
- 生徒と向き合う時間など、教員としての本来の業務に時間が使えるか
ぜひ本質的な仕事を進めていきましょう。
まとめ:タスク管理で余裕が出ると仕事は楽しくなる！
今回の記事では、教員の仕事管理術として「タスク管理」について紹介してきました。
教員の業務は年々多忙になり、勤務時間の増加や持ち帰りの仕事などが問題となっています。
心身の健康を害さず、本来の教職の魅力を少しでも高めるためには、業務改善が欠かせません。
個人ですぐに取り組める業務改善として、効率よく仕事を進めることが挙げられます。
そのためには、日々の業務のタスク管理が欠かせません。
今回は、タスク管理の考え方として以下の内容を紹介しました。
これらのタスク整理を行うことで、業務の効率化はもちろん教育の本質を考える時間も取れます。
教職の魅力は、「生徒と関わること」「生徒の成長につながる教育活動を考え実践していくこと」です。
すべての業務が生徒の成長につながっているとはいえ、そのやり方や本質的な価値を見直すことは必要です。
タスクを整理しながら、「与えられている業務が本当に必要なものか」「成果物と価値が見合っているか」を考える。
そして、より本質的な仕事に時間を使っていきましょう。
そうすることで、教職がもっと楽しくなるでしょう。
今回の記事が、業務改善で悩んでいる先生方の一つの参考例になれば嬉しいです。
▼今回の記事に興味を持ってくださった方は、こちらに記事もどうぞ！
業務がたくさんあって、仕事がスムーズに片付きません…。